L’archivage traditionnel ou archivage physique des documents demande beaucoup d’espace et expose les documents papiers à un grand risque de perte, détérioration, voire même la destruction (incendie, inondation, cambriolage, etc). Ayez le réflexe de dématérialiser vos documents en optant pour une solution d’archivage numérique, ou, archivage électronique, afin de les sécuriser et gagner de l’espace en les sauvegardant dans un coffre-fort numérique accessible grâce à un code d’accès.

Notre SOLUTION de Numérisation et archivage électronique vous offre la possibilité de :

• Numériser tout type de document papier quel que soit son format, nature, états…, en toute sécurité et confidentialité. La numérisation peut se faire sur site ou chez DigiDoc.
• Indexer tous les documents scannés selon votre choix : nom, prénom, numéro de contrat, de facture, de dossier, type de document, date…
• Archiver les documents selon l’ordre que vous souhaitez : type de document, date, nom, numéro…

• Sécurité et Gain d’espace :

Vous n’avez plus de risque de perdre vos données suite à la destruction physique des documents papiers (feux, inondations, effets du temps, usure…).

Vous gagnez de l’espace et réduisez le volume de votre archivage physique de 30% à 60% en se débarrassant des copies et doublon et tout papier sans valeur juridique et comptable.

Vous pouvez nous confiez votre archive physique puisque tous les documents nécessaires au quotidien seront à « porté de main ».

Plus jamais de risque de classement hasardeux des documents papiers suite à leurs utilisations quotidiennes.

• Rapidité et efficacité :

Vous gagnez du temps grâce à la recherche automatique et vous améliorez donc la productivité de votre personnel.

L’accès instantané à n’importe quel document par une ou plusieurs personnes à la fois accélérant ainsi le transfert d’information ce qui vous permet à votre entreprise de devient plus compétitive.

• Nos ressources humaines :

Nous mettons à votre disposition:

• Un chef de projet dédié pour vous accompagner durant la réalisation de votre projet.

• Un chargé de clientèle pour répondre à toutes vos questions.

• Des unités de production constituées chacune :
  • D’un superviseur
  • De 2 techniciens

• Nos moyens techniques :

Des ateliers aménagés pour la numérisation si vous manquez d’espace dans vos locaux :

• De scanners de productions avec une vitesse atteignant 60 pages par minute (120 images par minute) pour numériser tout type de document.

• Des logiciels performants pour la reconnaissance optique des caractères (OCR) pour indexer vos documents selon votre choix.

• Des outils et matériels de qualité.

• Une ligne internet spécialisée pour l’envoie de fichier par FTP.

Des locaux d’archivage physique si vous souhaitez nous confier votre archive papier.

• Notre technique :

  Lieu de numérisation :

Si vous disposez d’un espace libre de 12 m² minimum, vous pouvez demander à ce que la numérisation soit faite chez vous, nous à transporterons tout le matériel nécessaire à la réalisation des travaux et respecterons vos horaires de travail. À défaut, nous disposons d’ateliers aménagés à cet effet et pouvons assurer l’acheminement et réacheminement de vos documents.

• Traitement des documents :

Si vous documents sont attachés (trombonés, agrafés, spiralés, collés…) nous nous engageons à en prendre soin et vous seront rendus à l’état après la numérisation. Les documents fragiles bénéficient d’un traitement spécial.

• Indexation :

Nous indexons les documents numérisés selon votre choix (nom prénom, date, n° de contrat, facture…) grâce à un OCR (reconnaissance optique des caractères) afin de vous permettre une recherche simple, facile et instantanée de tous vos documents.

• Archivage :

L’archivage numérique se fait également selon votre choix en respectant vos habitudes d’archivage physique afin de vous permettre une adaptation facile avec le nouveau mode de fonctionnement.

• Support de livraison :

Les documents numérisés sont livrés sur support informatique (DDE, DVD, CD, Clé USB…), à la place ou en plus de la livraison par internet par FTP.

• Nos options :

  Archivage physique des documents :

Vous pouvez nous confier l’archivage physique de vos documents papiers vu que tous vos documents seront à portée de main. Vous pouvez à tout moment les réclamer en cas de besoin, nous vous les livrerons dans les 24 heures.

• Destruction des doublons et copies :

Les études ont montré que les archives sont constituées de 30% à 60% de copies et doublon ainsi que de document sans valeurs juridiques et/ou comptables (devis, notes…). Nous vous proposons de les détruire à près la numérisation pour réduire et optimiser l’archivage physique de vos documents.